2learn

Анализ разрывов и варианты

Что это такое

Анализ разрывов называет разницу между тем, как процесс идёт сейчас, и результатом, который нужен организации, а затем перечисляет правдоподобные способы её закрыть: ничего не делать, изменить политику, изменить процесс, купить готовое или разработать своё. Результат работы — короткая записка с рекомендацией и критериями, по которым выбор сделан.

Почему это важно

Прыжок от нарисованного процесса сразу к системе — самая дорогая привычка в этой работе, потому что самый большой бюджет уходит на вариант, который никто не сравнивал. Если разрыв описан отдельно от решения, честность сохраняется у обоих: разрыв принадлежит бизнесу, а решение остаётся одной из нескольких ставок. Заодно те, кто финансирует работу, получают настоящий выбор, а не единственное предложение, которое можно только одобрить или отвергнуть.

Ключевые идеи

Сформулируйте разрыв как измеримую разницу

Речь не о том, что «процесс неэффективен», а о расстоянии между текущими числами и требуемыми. Варианты судят именно по этому разрыву.

Текущее    возвраты занимают 1,5 рабочих дня, 6% выданы неверно повторно
Требуется  меньше 4 часов, меньше 1% ошибок, к октябрю
Разрыв     1,3 дня и 5 процентных пунктов
Причина    ручной повторный ввод в бухгалтерскую систему и согласование финансов

Всегда включайте «ничего не делать» и «изменить правило»

Самый дешёвый вариант нередко сводится к изменению политики или порога. Так, снятие требования второго согласования ниже суммового лимита закрывает разрыв без всякой системы.

A. Ничего не делать                разрыв остаётся, затраты остаются
B. Поднять лимит ручных возвратов  убирает 70% передач, без разработки
C. Связать две системы             закрывает разрыв, 8 недель, текущие затраты
D. Купить модуль возвратов         закрывает большую часть, лицензия, перенос

Выбирайте по названным критериям с весами

Критериев несколько: стоимость, срок, риск, компетенции, дальнейшее сопровождение и совместимость с существующими системами. Веса запишите до того, как оценивать варианты, — по той же причине, что и в любой приоритизации. Критерии, выбранные задним числом, всё равно потворствуют желаемому ответу.

Назовите, чего каждый вариант не решает

Вариант B не трогает неверные повторные выдачи, однако и вариант C сам по себе не исправляет 1% ошибок. Если остаток назван, не возникает ожидания, будто проект исправит всё.

Зафиксируйте точку пересмотра

Любой выбранный вариант — ставка. Заранее скажите, что показало бы, что он не работает, и когда это проверят.

Практика

Напишите записку о вариантах для одного разрыва

Опишите разрыв в числах, а под ним — три-четыре варианта, включая «ничего не делать» и изменение правила, с критериями и остатком каждого.

Готово, когда: сторонник другого варианта может спорить с вашими критериями, а не с выводом.

Сначала проверьте самый дешёвый вариант

Возьмите вариант, для которого разработка не нужна, и оцените его эффект по карте процесса.

Готово, когда: вы называете, какую часть разрыва он закрывает сам, и показываете расчёт.

Частые ошибки

  • Пропуск варианта с изменением правила — самая большая экономия остаётся нерассмотренной; исправить: всегда включайте вариант с политикой.
  • Критерии после вариантов — сравнение начинает оправдывать желаемый ответ; исправить: зафиксируйте веса заранее.
  • Нет варианта «ничего не делать» — цена бездействия не названа, поэтому самый дешёвый вариант невидим; исправить: оцените его.
  • Единственное предложение на одобрение — у финансирующих нет настоящего выбора; исправить: предъявите минимум три варианта.
  • Заявление, что вариант закрывает всё — остаток оборачивается провалом ожиданий; исправить: назовите, что каждый вариант оставляет нерешённым.

Что читать дальше

Разобранные примеры

Файлы cookie аналитики ставятся только с вашего согласия. До вашего выбора ничего не загружается и никуда не отправляется.