2learn

Поддержание согласованности и информирование

Что это такое

Согласованность держится на плане, а не на чувстве: для каждого стейкхолдера в нём расписано, что ему сообщают, в какой форме, как часто и кто именно. В тот же план входят решения, которые у человека просят принять, и дата, к которой он должен их принять.

Почему это важно

Согласованность убывает. Решение, принятое на встрече в марте, к апрелю помнится иначе, а к июню у человека, которого в комнате не было, складывается другое понимание того, о чём договорились. Регулярное, короткое и конкретное общение дешевле переговоров, которые оно предотвращает. Оно же делает заметным молчание: стейкхолдер, который не ответил, ещё не согласился, а трактовка отсутствия ответа как согласия — как раз то, из-за чего неожиданный отказ приходит в самый неудачный момент.

Ключевые идеи

Одна строка на стейкхолдера: что, когда, кто

Напишите план таблицей и держите её достаточно короткой, чтобы её было легко поддерживать.

Кто     Что получает                              Когда                    От кого
Майя    запрос на утверждение с заметкой о риске  до сборки                PM
Том     заметка о влиянии на архитектуру в строку раз в месяц              тимлид
Прия    что меняется для её команды + FAQ         за две недели до релиза  PM
Все     статус на страницу, принятые решения      раз в две недели         PM

Каждая строка при этом называет решение или изменение, а не «апдейт».

Просите решений, а не одобрения готового

Приносите выбор, пока он ещё выбор: одобрять готовое поздно. Стейкхолдер, которого просят одобрить уже построенное, либо выдвинет возражение, которое теперь дорого обходится, однако может и просто одобрить с обидой.

Вскрывайте разногласие рано и в одной комнате

Если два ключевых человека расходятся, сведите их в один разговор, пока разногласие не застыло в позициях. Записи отдельных разговоров всегда расходятся.

Записывайте, что решили, кто был и что отвергли

Одна короткая заметка на каждое решение, отправленная и тем, кто был в комнате, и тем, кого не было. Только она надёжно защищает от расходящихся воспоминаний.

Следите за молчащими стейкхолдерами

Отслеживайте, кто не ответил, а не только кто возразил: отсутствие ответа — самая частая форма неуправляемого риска.

Практика

Напишите план коммуникации на одну страницу

Составьте такую же таблицу для живой работы, чтобы в каждой строке стояло решение или изменение.

Готово, когда: у каждого стейкхолдера из карты есть строка, и каждая называет решение или изменение, а не общий апдейт.

Отправьте заметку о решении и проверьте, что она дошла

Запишите решение, отправьте его присутствовавшим и отсутствовавшим, а отсутствовавших попросите подтвердить или возразить.

Готово, когда: хотя бы один человек отвечает с исправлением или же все подтверждают письменно.

Частые ошибки

  • Отсутствие ответа как согласие — возражение приходит после сборки; исправить: отслеживайте молчание и напоминайте о нём.
  • Апдейты вместо решений — никто не знает, о чём его просят; исправить: называйте решение или изменение в каждом сообщении.
  • Просьба об одобрении задним числом — выбор упущен, остаётся только обида; исправить: приносите варианты, пока это ещё варианты.
  • Разбор разногласий в отдельных разговорах — версии расходятся; исправить: сведите двух людей в одну комнату.
  • Нет письменной заметки о решении — воспоминания расходятся за считаные недели; исправить: одна короткая заметка на решение, в комнату и отсутствовавшим.

Что читать дальше

Разобранные примеры

Файлы cookie аналитики ставятся только с вашего согласия. До вашего выбора ничего не загружается и никуда не отправляется.