Фасилитация и проектирование воркшопов

Что это такое

Фасилитация — проведение структурированной сессии, которая приводит группу к решению. Проектирование воркшопа — подготовка, без которой это невозможно: выбор решения, людей, последовательности активностей и артефактов, с которыми все выйдут. Результат — решение и его доказательства, а не стена стикеров, сфотографированная для архива.

Почему это важно

Группы умных людей регулярно не решают ничего за два часа, а затем повторяют совещание на следующей неделе. Причина почти никогда не в содержании: это повестка, у которой кончается время до ответа на вопрос, один голос, заполняющий каждую паузу, и отсутствие записи о том, кто на что согласился. Спроектированная сессия сжимает недели разрозненных разговоров в одно утро, а созданная ею запись улаживает позднейшие споры о том, что было решено. Это ещё и самый дешёвый способ дать смешанной группе общие доказательства, от которых зависят дизайн-мышление и циклы Lean.

Ключевые идеи

Проектируйте назад от решения

Напишите решение вверху страницы, одним предложением, с датой, к которой оно нужно. Всё, что ему не служит, вырезается; если вы не можете написать решение, сессия ещё не спроектирована.

Решение: выбрать один поток регистрации для разработки в этом квартале.
Владелец: Майя. Нужно к: четвергу. Участников: 6. Комната: 90 минут.

Повестка с таймингом и активностью в каждом блоке

Каждый блок называет активность, результат и владельца. Времена служат потолком. Подсказки пишутся заранее, потому что формулировка подсказки решает качество ответов.

Воркшоп: решение о регистрации. Всего 90 минут.
00-05  Рамка           Прочитать решение вслух; без обсуждения.
05-20  Доказательства  Обойти стену из пяти цитат исследования; молчаливое чтение, затем точки.
20-45  Дивергенция     4 группы x 2 скетча; подсказка: «один экран, ни одного слова, которое вы не скажете вслух»
45-70  Конвергенция    Молчаливое голосование точками, затем по 1 минуте на человека в защиту одной точки.
70-85  Решение         Выбрать, назвать владельца, назвать первую сборку. Прочитать обратно.
85-90  Закрытие        Подтвердить следующую сверку; фотографировать только доску решений.

Фасилитатор не держит мнения

Фасилитатор, спорящий за свой вариант, перестаёт управлять комнатой. Снимите шляпу содержания; если вам нужно поучаствовать, на этот блок передайте ручку кому-то другому. То же касается самого авторитетного человека: его мнение, высказанное первым, обрушивает дивергенцию.

Фиксируйте один артефакт на блок

Каждый блок производит что-то видимое, что потребляет следующий: цитаты питают голосование точками, точки питают группы, группы питают доску решений. Заметьте, что лист «парковки» для пунктов не по теме защищает повестку, однако не отмахивается от вклада.

Закрывайтесь в комнате

Прочитайте решение, владельца и дату вслух, пока никто не ушёл. Отправьте одностраничную запись в тот же день: решение, не записанное на бумаге, снова открывается в течение недели.

Практика

Спроектируйте девяностоминутный воркшоп решения

Напишите формулировку решения, выберите не больше восьми человек и заполните повестку с таймингом, по одной активности и одному результату на блок, включая подсказки. Заранее отправьте её одному участнику для проверки.

Готово, когда: приглашённый участник, с которым вы не разговаривали, может сказать, что он внесёт и что будет решено.

Проведите и напишите запись

Проведите сессию, которую спроектировали, затем отправьте одностраничную запись в тот же день: решение, доказательства, на которых оно стояло, владельца, дату и парковку.

Готово, когда: человек, которого не было в комнате, может действовать по записи, не задавая вопросов.

Частые ошибки

Не названо решение — сессия превращается в обсуждение, которое идёт до конца времени; исправить: напишите решение и его владельца вверху повестки.
Повестка из тем — «регистрация» не активность и займёт всё отведённое время; исправить: назовите активность, результат и длительность для каждого блока.
Старший говорит первым — дивергенция остальных схлопывается в согласие; исправить: соберите письменный или нарисованный вклад до открытия обсуждения.
Фасилитатор спорит за свой вариант — он теряет доверие комнаты и перестаёт вести; исправить: передайте ручку или молчите этот блок.
Нет записи в тот же день — решение снова открывается, и сессия повторяется; исправить: отправьте одностраничную запись до конца дня.

Что читать дальше

Дизайн-мышление (03-design-ux/02-design-thinking) — цикл, групповым этапам которого служит эта сессия.
Скетчинг (03-design-ux/04-sketching) — активность дивергенции, которую стоит поставить в середину воркшопа.
Miro (03-design-ux/13-miro) — доска, на которой такую сессию обычно проводят, когда группа удалённая.
Сторибординг (03-design-ux/16-storyboarding) — способ сделать результат сессии читаемым для тех, кого не было.